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RESPONSABLE ADMINISTRATIVE/ ADMINISTRATIF EN CDI

La Rmn-Grand Palais recherche pour le département des acquisitions rattaché au Secrétariat Général:
Une/un responsable administrative/administratif en CDI

Le département des acquisitions a pour mission d'acquérir pour le compte de l'Etat, sur décision du Ministre chargé de la culture, à titre gratuit ou onéreux, des biens culturels présentant un intérêt ou une valeur artistique, archéologique, ethnologique ou historique destinés à faire partie des collections de l'Etat confiés à la garde des musées nationaux et d'apporter son concours à la procédure d'achat de trésors nationaux ou d'œuvres présentant un intérêt majeur pour le patrimoine national. 
Le département des acquisitions assure ainsi la mise en œuvre des procédures légales et réglementaires nécessaires à l'acquisition des biens culturels susvisés en lien étroit avec le Service des musées de France de la Direction générale des patrimoines du Ministère de la Culture. 
Le département apporte son expérience et son expertise technique, juridique, fiscale, administrative, budgétaire et comptable ... 
Le département des acquisitions est également chargé d'autres missions en lien avec les acquisitions de biens culturels telles que l'établissement du bilan annuel des acquisitions de musées nationaux, la préparation de l'inventaire des biens culturels acquis par l'Etat pour les musées nationaux et a plus généralement vocation à intervenir sur les questions relatives aux acquisitions de bien culturels et à leur financement y compris en mobilisant les dons et legs gérés par la RMN - Grand Palais susceptibles de concourir au financement d'acquisitions.
Le département est composé de 7 personnes.

Missions principales :
De par sa connaissance des interlocuteurs et des circuits internes et externes, le (la) responsable administratif (ive) assure la gestion et le suivi de dossiers spécifiques et transversaux au département. Il/elle contribue également à la bonne circulation de l’information, au sein du département. Enfin, il (elle) assure un appui administratif au chef de département et au secrétariat central du département. 

Sous l’autorité du chef du département des acquisitions, la (le) titulaire du poste a pour missions :

 SUIVRE DES DOSSIERS SPECIFIQUES ET/OU TRANSVERSAUX A L’ACTIVITE
• Assurer le secrétariat du Comité de gestion du legs Victor Brauner
- Suivre la composition de la commission et veiller à la durée des mandats des personnalités qualifiées et au renouvellement des mandats,
- organiser les réunions du Comité, préparer l’ordre du jour et rédiger les procès-verbaux de séance,
- assurer les consultations de la délégation permanente,
- instruire les demandes transmises par l’ADAGP (droit d’auteur) et les demandes d’utilisation des fonds du legs Brauner en déterminant si besoin les interlocuteurs en interne (Direction des éditions, Sous-direction des affaires juridiques, agence comptable …) ou en externe (Comité Brauner, conservateurs…) susceptibles d’être associés au traitement de la demande,
- rédiger les correspondances et divers documents administratifs participant aux procédures du legs, et,  le cas échéant, préparer les dossiers de paiement ou de versement des fonds, 
- assurer le suivi et la mise en œuvre des décisions avec les interlocuteurs internes ou externes à associer.
• Assurer le suivi des dons et legs affectés aux acquisitions d’œuvres d’art et autres dons et legs suivis par le département :
- informer les bénéficiaires sur le montant disponible en lien avec l’agence comptable, 
- instruire les demandes d’utilisation transmises par les bénéficiaires en lien avec les interlocuteurs internes  ou externes, à associer au traitement de la demande,
- rédiger les correspondances et divers documents administratifs participant aux procédures des dons et legs,
- préparer les dossiers de paiement ou de versement des fonds, 
- assurer le suivi et la mise en œuvre des décisions avec les interlocuteurs internes ou externes à associer à la mise en œuvre,
- proposer et mettre en œuvre une procédure commune de suivi des dons et legs et en assurer la mise à jour.
Ÿ Assurer le suivi de l’entretien des sépultures : renouveler les contrats d’entretien, suivre les prestations, saisir les bons de commandes. 
• Assurer la préparation du bilan annuel illustré des acquisitions 
- prendre en charge la collecte des données nécessaires à l’élaboration du bilan en collaboration avec la personne chargée du catalogue illustré du bilan et transmettre les données financières au SAF des communs,
- rédiger le projet d’introduction du bilan en utilisant les éléments de synthèse financiers fournis par le SAF des communs et les annexes autres que celles incluant des données financières,
- préparer une version du bilan réunissant l’ensemble des parties (introduction, catalogue illustré, annexes financières ou non),
- mettre en œuvre et suivre le processus de validation et d’impression du bilan, puis la diffusion du bilan, en collaboration avec la personne chargée du catalogue illustré du bilan.
Ÿ Assurer la préparation des réponses aux questions parlementaires et aux questions transversales à l’activité (dépenses fiscales, chiffres clés, bilan sur la convention ...)
- prendre en charge la collecte des données nécessaires à l’élaboration des réponses et transmettre les données financières au SAF des communs (production des éléments de synthèse financiers assurée par le SAF des communs).
- préparer les réponses en utilisant si besoin les éléments de synthèse financiers fournis par le SAF des communs.
• Assurer les ampliations des arrêtés d’acquisition à titre onéreux et à titre gratuit et leur suivi (ampliations au fur et à mesure, transmission aux musées et récupération des numéros d’inventaires).
• Assurer une veille relative aux activités du département des acquisitions (Journal Officiel, débats parlementaires, rapports officiels,…).

 ASSURER UN APPUI ADMINISTRATIF AU CHEF DU DEPARTEMENT  
• S’assurer de la prise en charge de la gestion d’agenda, le filtrage des appels téléphoniques, la prise de messages, le traitement du courrier électronique, le premier accueil téléphonique des correspondants et physique des visiteurs,
• Organiser et planifier les réunions (de service, notamment), les rendez-vous, préparer les dossiers nécessaires en amont (classement, photocopies),
• Préparer certains courriers, Garantir la mise à jour des répertoires des contacts du service et aider à la mise à jour des différents tableaux de suivi de l’activité,
• Préparer les éléments de reporting en collectant l’information auprès de l’équipe du département, la synthétiser et proposer une rédaction,
• Proposer une rédaction de textes avec photos relatifs à l’activité du département destinés au rapport d’activité de la RmnGP,
• Maintenir un classement fiable de l’ensemble des documents traités pour une reprise rapide des dossiers en cas d’absence et assurer l’archivage.
• Effectuer le suivi des parapheurs (enregistrement départ, retour et suivi ...),
• Assurer la réception et l'envoi du courrier (relevé, enregistrement, suivi, mise sous pli, envoi par courrier simple, recommandé, TNT ou dépôt, enregistrement, tenu des chronos,...),
• Etre le relais des informations de la DRH (communication interne, affichage de l’information, des AVP…) ou des autres directions/départements de l’établissement,
• Tenir à jour le planning des congés du service, transmettre les autorisations de congés et arrêts maladie à la DRH,
• Assurer le suivi du renouvellement des cartes culture et cartes de cantine, badges,
• Assurer et suivre les commandes du département (recueil des besoins, commandes ou renouvellement des abonnements, bons de commandes, suivi),
• Veiller au bon fonctionnement des matériels du service (fax, photocopieur…).

Votre Profil :
De formation supérieure en gestion et/ou administration, vous justifiez d’une expérience significative dans la gestion et le suivi de dossiers dans une fonction similaire et possédez une bonne connaissance de l’organisation et du fonctionnement des interlocuteurs de l’activité (Service des musées de France, musées nationaux, services financiers et agences comptables …). Des connaissances juridiques seraient un plus (droit fiscal…) ainsi qu’un intérêt pour l’histoire de l’art.
Dynamique, organisé (e) et respectueux (se) des échéances, vous disposez de bonnes qualités rédactionnelles et  êtes à l’aise avec le traitement de données chiffrées. 
Vous êtes attaché (e)  à la qualité d'action, au dialogue et au développement du travail en équipe comme en réseau. Vous savez être force de proposition et faire montre d’initiative dans la mise en œuvre de vos fonctions. Vous possédez une bonne capacité d’analyse et de prise de décision.   
Vous maîtrisez les fonctionnalités des outils bureautiques (Word, Excel) et celles d’un progiciel de gestion.


Votre candidature : Nous vous remercions d’adresser, sous la référence RA/03-19 votre candidature (CV+LM+ Prétentions salariales) à l’adresse suivante : rmngp-621032@cvmail.com